Πόσο καλά φυλάγονται τα αρχεία στον κρατικό μηχανισμό; Απαιτείται αποτελεσματική φύλαξη και προληπτικά μέτρα

Ο χώρος των δικαστηρίων στη Λευκωσία. Πηγή: ΚΥΠΕ

Του Κυριάκου Τσιμίλλη

H πρόσφατη διαπίστωση (έκπληξη άραγε;) πως δεν φυλάγονται με όση θα έπρεπε υπευθυνότητα τα στοιχεία στο Επαρχιακό Δικαστήριο Λευκωσίας (και όχι μόνο) οδηγεί σε πολλά ερωτηματικά. H συζήτηση στην Κοινοβουλευτική Επιτροπή Νομικών μπορεί να μην γινόταν αν δεν είχε προηγηθεί εκείνη η πυρκαγιά πριν τρεις μήνες που κατέστρεψε όσα πρόλαβε… Πάλι καλά που οι συνέπειες δεν ήταν μεγαλύτερες. 

Με ανακούφιση που δεν έγιναν τα χειρότερα, πέρασαν οι τρεις μήνες και θα περάσουν, λέει, άλλες δυο βδομάδες για να δοθούν οι επικαιροποιημένες θέσεις της Αστυνομίας, της Πυροσβεστικής και των άλλων εμπλεκόμενων αρχών ώστε να γίνει έκθεση της Επιτροπής, να ιεραρχηθούν τα (πολλά) θέματα και να περιοριστούν(!) η έλλειψη φρούρησης και η απουσία συστήματος ασφάλειας στα δικαστήρια!

Τι καινούργιο, άραγε, θα λέει σε σχέση με προηγούμενη έκθεση του 2014; Για να γίνει, πάντως, αυτό κατορθωτό πρέπει να βρεθούν και να εγκριθούν πόροι, μάλλον μετά τις θερινές διακοπές και μακάρι πριν τις χριστουγεννιάτικες να έχουμε κάποιο αποτέλεσμα… Ούτε κουβέντα για ενδιάμεσα μέτρα και πώς αντιμετωπίζονται οι κίνδυνοι στο μεσοδιάστημα!

Σε οργανισμούς που θέλουν να λειτουργούν αποτελεσματικά και ποιοτικά, ένα τέτοιο γεγονός (η πυρκαγιά) αξιολογείται άμεσα σε σχέση με τα αίτια που οδήγησαν σ΄αυτό. Ακόμα κι αν εφαρμόζεται ήδη ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας και ασφάλειας, μπορεί να υπάρξουν λόγοι μη αποτελεσματικότητάς του που πρέπει να εντοπιστούν άμεσα ώστε να υπάρξει κατάλληλη διορθωτική ενέργεια.

Βέβαια στην περίπτωση πυρκαγιάς δεν μπορούν να αρθούν οι συνέπειές της, διορθώνοντας όμως τα αίτια μπορείς να αποτρέψεις την επανάληψη – προληπτική ενέργεια. Αν πάλι ο παθών οργανισμός δεν εφαρμόζει σύστημα ποιότητας και ασφάλειας, ώρα του είναι να προβληματιστεί για την ανάγκη εισαγωγής του, ξεκινώντας, έστω και σταδιακά από τα πιο καίρια σημεία και ιδιαίτερα αυτά της προστασίας των στοιχείων, των πληροφοριών, των εγγράφων και των τεκμηρίων τα οποία είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική διεξαγωγή των εργασιών του, όπως καθορίζονται από νομοθεσίες και λοιπές συμβατικές υποχρεώσεις.

Κι όταν πρόκειται για δικαστήριο, για Ναό (ή παρεκκλήσι) της Δικαιοσύνης, ουδεμία δικαιολογία ευσταθεί. Oύτε αυτή της πανταχού παρούσας γραφειοκρατίας ούτε της κυριαρχούσας αντίληψης της «σπάταλης λιτότητας»! Στην κάθε περίπτωση μια καίρια πτυχή της λειτουργίας του κάθε οργανισμού (πρέπει να) είναι η αξιολόγηση και η επαρκής διαχείριση κινδύνου, στη βάση της μελέτης της  πιθανότητας ύπαρξης αστοχιών, των συναφών επιπτώσεων και των προληπτικών/ αποτρεπτικών μέτρων στην κάθε περίπτωση.

Ο τομέας των στοιχείων και των πληροφοριών που διαχειρίζεται ένας οργανισμός εισάγει, ως εκ της φύσης του, σειρά σημαντικών απαιτήσεων για την αποτελεσματική φύλαξη, την προστασία, την ακεραιότητα – περιλαμβανομένων και συγκεκριμένων απαιτήσεων επάρκειας του χώρου φύλαξης και των περιβαλλοντικών συνθηκών εντός του χώρου καθώς και για την ελεγχόμενη πρόσβαση (μόνο) εξουσιοδοτημένου και κατάλληλα εκπαιδευμένου προσωπικού. Ειδικές απαιτήσεις καθορίζονται για στοιχεία σε έντυπη κι άλλες για εκείνα σε ηλεκτρονική μορφή. Αντίστοιχες λεπτομερείς απαιτήσεις καθορίζονται και για προμηθευτές υπηρεσιών φύλαξης εκτός των χώρων άμεσης ευθύνης του οργανισμού. Όλα αυτά περιγράφονται σε διεθνή πρότυπα που έχουν μάλιστα υιοθετηθεί και ως κυπριακά.

Κι αν αυτά τα έχουμε προσπεράσει ως «εκ περισσού πολυτέλειας», από προχτές 25 Μαϊου είμαστε υποχρεωμένοι να εφαρμόζουμε και τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό για την προστασία φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τις συναφείς για το πιο πάνω θέμα πρόνοιές του. Ο Κανονισμός είχε δημοσιευτεί πριν δυο χρόνια με εξαγγελθείσα από τότε την ημερομηνία έναρξης της εφαρμογής του. Αυτονότητα, είναι πολύ νωρίς να ευχηθούμε καλές διακοπές!

kctsimillis@cytanet.com.cy

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *